SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun pada umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yang dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun terkadang ditemui kesulitan dalam pencarian tenaga kerjayang berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan lain. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenaga kerjaberdasarkan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Upah adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima berdasarkan jam kerja yang telah ditentukan.

Dalam sistem penggajian, data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai dikumpulkankemudian dilakukan penghitungan gaji bagi tiap pegawai dan selanjutnya mengeluarkan cekpembayaran kepada pihak pegawai. Karena kompleksitas akuntansi yang berkaitan dengan gaji, kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pembayaran gaji.

Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif. Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang nantinyadapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.

Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan pengendalian terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik   diharapkan dapat menghindari penyimpangan-penyimpangan   yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengupahan dan penggajian.

Siklus manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas bisnis rutin serta aktivitas-aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga kerja secara efektif.

Fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia mencakup:

1. rekrutmen dan pengangkatan,
2. pelatihan,
3. penugasan pekerjaan,
4. kompensasi (penggajian),
5. evaluasi kinerja, dan
6. pemberhentian karyawan.

 

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia merupakan sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data yang relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian internal untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.

Siklus penggajian atau sistem penggajian merupakan salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.

Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi   kepegawaian,   fungsi   akuntansi,   dan   fungsi   keuangan.   Fungsi   kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penurunan pangkat, promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dari pekerjaannya dan penetapan tunjangan bagi kesejahteraan   karyawannya.   Fungsi   keuangan   bertanggung   jawab   atas   pelaksanaan pembayaran gaji dan upah bagi kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya  tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahanadalah:

1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansitertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawabanselam periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah   gaji   dan   upah   yang   diterima   setiap   karyawan   selama   periode   akuntansitertentu.
4. Rincian   unsur   biaya   gaji   dan   upah   yang   menjadi   beban   perusahaan   dan   setiappertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.

 

A.   Aktivitas Siklus Penggajian

Aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian:

1.      Perbarui File Induk Penggajian

Contoh: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

2.      Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3.      Validasi Data Waktu dan Kehadiran

Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Skema pembayaran:

a.       Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.

b.      Laporan tersendiri bagi profesional

c.       Komisi langsung atau komisi gaji plus

d.      Insentif dan bonus

Prosedur:

a.       Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.

b.      Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja.

c.       Petugas penggajian menghitung total dan memasukkannya bersama-sama dengan data waktu.

d.      Total nilai akan dihitung ulang oleh komputer setelah langkah-langkah proses berikutnya.

e.       Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.

f.       Pengecekan dilakukan pada setiap catatan waktu dan kehadiran.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

a.       Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.

b.      Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.

c.       Penggunaan jam waktu elektronis

4.      Mempersiapkan Penggajian

a.       Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

b.      Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

c.       Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Prosedur:

a.       Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.

b.      File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.

c.       File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.

d.      Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan penggajian terdiri dari:

ü  Potongan pajak penghasilan

ü  Potongan sukarela

e.       Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

a.       Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas.

b.      Terminal online

c.       Intranet perusahaan

5.      Membayar Gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Prosedur :

a.       Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui.

b.      Voucher pengeluaran kemudian dibuat.

c.       Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.

Peluang pemakaian teknologi informasi

a.       Penyimpanan langsung

b.      Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja

6.      Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

a.       Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

b.      Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

c.       Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

d.      Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.

e.       Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

7.      Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

a.       Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

b.      Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

c.       Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

 

Job Description Siklus Penggajian :

1.      Petugas Absensi

ü  Menjaga bagian check lock / finger print

ü  Mengecek absensi karyawan

ü  Membuat daftar absensi karyawan

ü  Membuat daftar lembur karyawan

2.      Manajemen Sumber Daya Manusia

ü  Membuat daftar gaji karyawan

ü  Membuat daftar upah lembur karyawan

ü  Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan

ü  Menghitung Biaya Asuransi Karyawan

ü  Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas

ü  Menyetor uang ke bank

ü  Membuat laporan penggajian

3.      Karyawan

ü  Menerima slip penggajian

ü  Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

ü  Mengecek dan mengambil uang di bank

4.      Pemerintah

ü  Menerima slip pajak penghasilan

ü  Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

ü  Mengecek dan mengambil uang di bank

5.      Asuransi

ü  Menerima slip biaya asuransi

ü  Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

ü  Mengecek dan mengambil uang di bank

6.      Bank

ü  Menerima daftar gaji&lembur karyawan

ü  Menerima daftar pajak penghasilan karyawan

ü  Menerima daftar biaya asuransi karyawan

ü  Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan

ü  Membuat slip gaji&lembur karyawan

ü  Membuat slip pajak penghasilan karyawan

ü  Membuat slip biaya asuransi karyawan

ü  Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)

7.      Pimpinan

ü  Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia

ü  Mengecek laporan penggajian

ü  Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

 

B.     Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

Fungsi utama SIA dalam manajemen SDM/penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1.      Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2.      Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3.      Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4.      Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5.      Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6.      Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7.      Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman:

1.      Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2.      Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3.      Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

4.      Data waktu yang tidak akurat

5.      Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6.      Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

7.      Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8.      Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan:

1.      Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

2.      Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

3.      Pemindahan tugas

4.      Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya

5.      Setoran langsung

6.      Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian

7.      Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

8.      Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

9.      Pengendalian akses

10.  Prosedur pembuatan cadangan

11.  Enkripsi data

 

C.   Keputusan-keputusan Penting, Kebutuhan Informasi, dan Model Data

Salah satu fungsi SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut:

1.      Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2.      Kinerja pegawai

3.      Moral pegawai

4.      Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.

• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

 

Model Data Siklus Penggajian

Hubungan antara keahlian dan perekrutan itu: Satu-ke-banyak

Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu.

Hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu: Banyak-ke-banyak

1.      Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan

2.      Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan.

Sumber

Materi Vclass SIA 3DB02 : SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

 https://pdfcoffee.com/sistem-penggajian-dan-pengupahan-sia-pat-pdf-free.html

http://nurulhikmaah25.blogspot.com/2017/12/siklus-manajemen-sumber-daya-manusia.html

http://kartika1902.blogspot.com/2019/01/siklus-upah-dan-sumber-daya-manusia.html