Penyusunan Personalia di Organisasi atau Perusahaan

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia. Orang – orang yang memberikan tenaga, bakat, tenaga, kreatifitas, bakat, dan usaha mereka kepada organisasi. Manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan dengan baik akan memberikan kontribusi yang cukup besar dalam usaha mencapai sasaran organisasi atau perusahaan.

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota – anggota organisasi.fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengelola perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil.Agar prinsip manajemen sumber daya manusia pada sebuah organisasi atau perusahaan dapat diwujudkan sebagaimana mestinya, maka langkah – langkah atau proses pendelegasian pekerjaan maupun kebutuhan akan sumber daya manusia itu sendiri harus dilaksanakan dengan langkah – langkah adalah sebagai berikut :

1.    Proses perencanaan Sumber Daya Manusia

2.    Proses recruitment dan seleksi karyawan.

3.    Proses pelatihan dan pengembangan.

4.    Kebijakan dalam pemberian kompensasi kepada karyawan.

5.    Pengembangan pribadi karyawan. 

Proses Penyusunan Personalia
            Proses penyusunan personalia adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur-unsurnya terdapat dalam organisasi.
Langkah-langkah proses ini mencakup
1. Perencanaan sumber daya manusia
      Dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi

2. Penarikan
      Berhubungan dengan pengadaan calon-calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.

3. Seleksi
      Penilaian dan pemilihan para calon personalia

4. Pengenalan dan orientasi
      Dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.

5. Latihan dan pengembangan
      Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi

6. Penilaian pelaksanaaan kerja
      Membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan-tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
        Digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya

8. Perencanaan dan pengembangan karir
        Mencakup promosi, demosi. penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun
    

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut dalam mencapai tujuan organisasi. Perencanaan sumber daya manusia itu sendiri diperlukan dalam pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu.

Ada tiga tipe perencanaan Sumber Daya Manusia :

1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.

2.   Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial tersebut ada.

3.   Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penyusunan perencanaan  organisasi dapat dilakukan dengan langkah- sebagai berikut   :

1.  Penetuan kebutuhan jabatan.

2. Menentukan spesifikasi jabatan dengan keterampilan – keterampilan yang dibutuhkan untuk pelaksaan suatu pekerjaan

3.  Mengestimasi jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa mendatang.

4. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan.  Hal ini diikuti dengan   jumlah orang yang harus di tarik dan kapan mereka akan dibutuhkan. 

Dari keempat dasar diatas maka dapat disimpulkan bahwa penyusunan perencanaan SDM merupakan suatu keharusan bagi seorang manajer, dimana seorang manajer membutuhkan suatu analisis terhadap perencanaan kebutuhan sumber daya manusia itu sendiri.

      1.)Kualifikasi pekerjaan dan peran

Tujuan – tujuan organisasi akan dapat tercapai dengan baik apabila pekerjaan – pekerjaan di dalam organisasi dapat mewujudkan fungsinya sebagai komponen dasar struktur organisasi.Kualifikasi atau spesifikasi personalia perlu dilakukan untuk lebih menjamin agar suatu posisi, jabatan, atau jenis pekerjaan tertentu dapat di pegang oleh orang – orang yang tepat.kualifikasi atau spesifikasi personalia tersebut terdiri atas syarat – syarat yang harus dipenuhi oleh orang – orang yang di anggap mampu melakukan pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi atau perusahaan.

      2.)Menganalisis pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk memberikan informasi dalam rangka mendesain atau mengembangkan organisasi, recruitment, manajemen kinerja, pelatihan, pengembangan serta penggajian.

      3.)Langkah – langkah utama dalam analisis pekerjaan

Dalam menganalisis  pekerjaan yang akan diberikan kepada calon karyawan maka secara geris besar diperlukan :

- Isi pekerjaan

- Lingkup pekerjaan

- Kualifikasi pekerjaan.

Dari ketiga analisis tersebut maka dapat dikembangkan dan diperoleh dengan langkah – langkah sebagai berikut :

- Penentuan tugas – tugas

- Penentuan kegiatan dalam pekerjaan

- Penetapan pengetahuan

- Penetapan kemampuan – kemapuan yang dibutuhkan

- Penetapan kecakapan – kecakapan

- Penentuan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik

Klasifikasi pekerjaan memiliki kedudukan yang penting dalam analisis pekerjaan karena hubungannya yang erat dengan analisis pekerjaan dalam aktifitas perencanaan SDM ( sumber daya manusia ).

Tujuan analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan baik dalam sektor  swasta maupun sektor publik, baik dalam pekerjaan yang berskala besar memerlukan analisis pekerjaan untuk berbagai tujuan.beberapa tujuan dari analisis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Triton PB ;2010) :

- Job description; berisi informasi identifikasi, riwayat, kewajiban – kewajiban, pertanggungjawaban, specifikasi, atau standart-standart.

- Job clasification; Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis – jenis pekerjaan berdasar rencana sistematika tertentu.

- Job evaluation; merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

- Job desing restructuring; meliputi usaha – usaha untuk merelokasi dan merestrukturalisasi kegiatan – kegiatan pekerjaan dalam berbagai kelompok.

- Personnel requirement / spesifications; penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.

- Performance appraisal;  penilaian sistematis yang dilakakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja.

- Worker training; dilakukan untuk tujuan – tujuan pelatihan.

- Worker Mobility; analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi -posisi pekerjaan - pekerjaan tertentu.

- Efficiency; suatu pekerjaan disebut efisien apabila mencakup integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan ( safety ) dan fasilitas fisik lainnya.

- Safety; fokus perhatian terhadap keamanan dalam bekerja.

- Human Resources Planing; adalah langkah dalam perencanaan SDM yang dibutuhkan.

- Legal; analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menuyusun regulasi – regulasi atau aturan kerja agar pencapaian dari planing- planing yang telah dibuat berjalan sebagai mana mestinya.

Penarikan dan Seleksi Karyawan

Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

      1.) Penarikan Personalia

  Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

       2.) Seleksi Personalia

        Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:

1. Wawancara pendahuluan

2. Pengumpulan data pribadi

3. Pengujian

4. Wawancara yang lebih mendalam

5. Pemeriksaan referensi prestasi

6. Pemeriksaan kesehatan

7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan

Latihan dan Pengembangan Karyawan

Tujuan               : Memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan.

Latihan                 : Keterampilan dan teknik pekerjaan, terperinci dan rutin

Pengembangan     : Pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap dan sifat pribadi

Metode latihan dan pengembangan

   1. Metode on – the – job

a. Pelatihan (Coaching)

b. Pemindahan karyawan (Planned progression)

c. Rotasi jabatan

d. Penugasan sementara

e. Penilaian prestasi formal

  2. Metode off – the – job

a. Program pengembangan eksekutif

b. Latihan laboratorium

c. Pengembangan organisasi

Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk melaksanakan kegiatan di waktu yang akan datang.

Penentuan kompensasi :

1.     Kesediaan membayar

2.     Kemampuan membayar

3.     Persyaratan-persyaratan pembayaran

Bentuk pembayaran kompensasi :

1.     Upah harian

2.     Gaji tetap

3.     Upah insentif

4.     Rencana pembagian laba

Pemeliharaan kesehatan dan keamanan Merupakan bidang manajemen yang sangat penting, dapat dilakukan dengan cara:

1.     Program kesehatan terpadu

2.     Program keamanan terpadu

3.     Penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan

4.     Pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman

5.     Pelaksanaan kegiatan pencegahan

6.     Penyediaan alat-alat keamanan

Tujuan Pemberian kompensasi

Tujuan memberikan kompensasi pada karyawannya:

     1. Mendapatkan karyawan yang berkualitas

Untuk memenuhi standar yang diminta organisasi. Dalam upaya menarik calon karywan masuk, organisasi harus merangsang calon-calon pelamar dengan tingkat kompensasi yang cukup kompetitif dengan tingkat kompensasi organisasi lain

     
     2. Mempertahankan karyawan yang sudah ada

Dengan adanya kompensasi yang kompetitif, organisasi dapat mempertahankan karyawan yang potensial dan berkualitas untuk tetap bekerja. Hal ini untuk mencegah tingkat perputaran kerja karyawan yang tinggi dan kasus pembajakan karyawan oleh organisasi lain.

     3. Menjamin keadilan

Adanya administrasi kompensasi menjamin terpenuhinya rasa keadilan pada hubungan antara manajemen dan karyawan. Dengan pengikat pekerjaan, sebagai balas jasa organisasi atas apa yang sudah diabdikan karyawan pada organisasi, maka keadilan dalam pemberian kompensasi mutlak dipertimbangkan.

     4. Perubahan sikap dan perilaku

Adanya kompensasi yang layak dan adil bagi karyawan hendaknya dapat memperbaiki sikap dan perilaku yang tidak menguntungkan serta memengaruhi produktivitas kerja. Prestasi kerja yang baik, pengalaman, kesetiaan, tanggung jawab baru dan perilaku-perilaku lain dapat dihargai melalui rencana kompensasi yang efektif.

    5. Efisiensi biaya

Program kompensasi yang rasional membantu organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan sumber daya manusia pada tingkat biaya yang layak. Dengan upah yang kompetitif, organisasi dapat memperoleh keseimbangan dari etos kerja karyawan yang meningkat. Tanpa struktur pengupahan dan penggajian sistematik organisasi dapat membayar kurang (underpay) atau lebih (overpay) kepada para karyawannya.

    6. Administrasi legalitas

Dalam administrasi kompensasi juga terdapat batasan legalitas karena diatur oleh pemerintah dalam sebuah undang-undang. Tujuannya agar organisasi tidak sewenang-wenang memperlakukan karyawan sebagai aset perusahaan.

                                                         
Kesimpulan  

Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa :

1. Manajemen Sumber daya manusia memiliki posisi yang strategis untuk pencapaian hasil dalam kehidupan dan keberlangsungan perusahaan.

2. Keberadaan manusia dalam manajemen bukanlah sebagai asset belaka, namun keberadaan manusia juga sebagai partner .Dengan demikian, sekelompok manusia yang dikelola dalam manajemen SDM adalah partner Kolektif.

3. Manajer bukanlah aktor tunggal yang boleh semena-mena mengklaim kesuksesan pencapaian tujuan sebagai pencapaiannya sendiri.

4. Untuk pencapaian suatu manajemen sumber daya manusia yang diharapkan, maka organisasi ataupun perusahaan  perlu  melakukan tindakan  planning staffing process secara sistematis.








Sumber
http://aisyahulfahaiy.blogspot.com/2013/01/penyusunan-personalia.html 
http://asepkurniawan58.blogspot.com/2015/01/proses-penyusunan-personalia.html