SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Sistem buku besar dan pelaporan adalah bagian dari sistem informasi akuntansi dengan fungsi utama memutakhirkan (updating) buku besar umum (general ledger) dan menyiapkan laporan-laporan yang merupakan ringkasan (ikhtisar) dari hasil-hasil yang dicapai organisasi.

Sistem buku besar dan pelaporan mengumpulkan dan mengolah data yang berasal dari:

1. Tiap-tiap subsistem siklus akuntansi (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus sumber daya manusia) yang menyediakan informasi mengenai transaksi-transaksi rutin.
2. Manajer keuangan (treasurer) yang menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi (penerbitan dan penarikan instrumen utang dan ekuitas serta pembelian atau penjualan instrumen keuangan).
3. Bagian anggaran yang menyediakan angka-angka anggaran.
4. Manajer akuntansi (controller) yang menyiapkan ayat jurnal penyesuaian.

 

Aktivitas Buku Besar dan Pelaporan

Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1.      Perbarui Buku Besar.

Aktivitas pembaruan terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

• Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang dijelaskan pada Bab 12 sampai 15 membuat sebuah entri jurnal untuk memperbarui buku besar.
• Bendahara. Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui buku besar terkait transaksi tidak rutin seperti penerbitan dan penarikan utang, pembelian dan penjualan sekuritas investasi, atau akuisisi saham tresury.

 

2.      Memasukkan Ayat Jurnal Penyesuaian.

Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Lima kategori dasar dari ayat jurnal penyesuaian: 

1. Akrual (hutang gaji). entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus diterima dan upah yang belum dibayar.
2. Pembayaran di muka (sewa, bunga, asuransi). entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima di muka sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya, sewa, bunga, dan asuransi) sebagai aset yang dibayar di muka.
3. Perkiraan (penyusutan). entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang tak tertagih.
4. Penilaian kembali (perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan). entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan penghitungan fisik persediaan.
5. Perbaikan (koreksi). entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.

3.      Buat Laporan Keuangan

1. Laporan laba-rugi dibuat pertama
2. Neraca dibuat setelahnya.
3. Laporan arus kas dibuat terakhir.

 

4.      Membuat Laporan Manajerial

Aktivitas akhir dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah menghasilkan berbagai laporan manajerial, termasuk anggaran.

• Laporan pengendalian buku besar.Contoh dari laporan pengendalian:

ü  Daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal.

ü  Daftar saldo akun buku besar.

• Anggaran

        Contoh anggaran:

ü  Anggaran operasional

ü  Anggaran pengeluaran modal

 

Proses

Sistem ERP, dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus kas masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk menentukan kebutuhan peminjaman.

 

Ancaman dan Pengendalian

Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk dapat menyebabkan manajemen membuat keputusan yang bias atau keliru. Pengendaliannya dengan penggunaan akuntansi pertanggungjawaban dan anggaran fleksibel untuk mendesain laporan kinerja, balanced scorecard, dan memahami prinsip-prinsip desain grafik yang layak.

 

Dua kategori utama dari laporan manajerial: 

ü  Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggungjawab manajerial di dalam organisasi.

ü  Laporan anggaran dan konerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi fleksibel (flexible budget). Anggaran fleksibel merupakan sebuah anggaran yang jumlahnya tercantum dalam hal formulanya didasarkan pada tingkat aktivitas yang sesungguhnya.

 

 

Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.
3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.
4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.
5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.
6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.

 

Proses, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian yang Dapat Diterapkan

1.      Proses                                                                    : Memperbarui buku besar.

Ancaman                                                               : Kesalahan-kesalahan.

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan     : Pengendalian input dan pemrosesan,

laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit.

 

2.      Proses                                                                    : Akses ke buku besar.

Ancaman                                                               : Kehilangan data rahasia dan/atau penyembunyian pencurian.

Prosedur pengendalian yang dapat dicegah         : Pengendalian akses, jejak audit.

3.      Proses                                                                    : Kehilangan atau kehancuran buku besar.

Ancaman                                                               : Kehilangan data dan aset

Prosedur pengendalian yang dapat dicegah         : Prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana

 

Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:

1.      Pengendalian edit input dan pemrosesan

2.      Laporan rekonsiliasi dan pengendalian

3.      Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi

 

Pengendalian Edit Input dan Pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:

1.      Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA

2.      Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.

 

Ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara dan kontroler adalah entri data asli. Beberapa jenis pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:

1.      Pemeriksaan validitas

2.      Pemeriksaan saldo nol

3.      Verifikasi closed-loop

4.      Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher jurnal

5.      Pemeriksaan field

6.      Uji kelengkapan

7.      Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang berulang untuk setiap periode

8.      Pemeriksaan tanda

 

Laporan Rekonsiliasi dan Pengendalian

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar, contoh :

1.      Pembuatan neraca saldo

2.      Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait.

 

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :

1.      Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.

2.      Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku besar hingga ke dokumen sumber

3.      Menelusuri semua perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awalnya hingga saldo akhirnya.

 

Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar.

Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset.

Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :

1.      ID dan pasword pemakai

2.      Hanya membaca akses ke buku besar

3.      Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

 

Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1.      Penggunaan label file internal dan eksternal

2.      Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin.

 

Model Data Terintegrasi

Suatu perusahaan terintegrasi data model merupakan penggabungan dari model data terpisah. Penggabungan primary melibatkan hubungan dari setiap sumber daya dengan kejadian yang menyebabkan peningkatan dan penurunan sumber daya.

 

Manfaat Model Data Terintegrasi:

1.      Meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.

2.      Integrasi informasi keuangan dan non keuangan.

3.      Meningkatkan pelaporan internal

 

Balanced Scorecard

Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi.

Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif organisasi:

1.      Keuangan

2.      Pelanggan

3.      Operasi internal

4.      Inovasi dan pembelajaran

 

Gudang Data

Gudang data, yang berisi data baik sekarang dan masa lalu, dapat memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan yang strategis.

Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.

Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis :

 

Menggunakan Informasi Untuk Pengambilan Keputusan

The Extensible Business Reporting Language (XBRL) menjawab dua pemasalahan:

1. Penanganan yang berbeda untuk setiap informasi yang disampaikan.

2. Kebutuhan untuk memasukkan kembali secara manual informasi kea lat analisis keputusan secara mandiri.

XBRL memberikan manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan secara elektronis :

1. XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan hanya sekali, dengan menggunakan label XBRL.
2. XBRL dapat diartikan adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL.