SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS

 

SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS

A.    AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai pula.

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan:

1.      Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

a.      Mengambil pesanan dari pelanggan

Data pesanan pelanggan akan dicatat dalam dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi informasi mengenai nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan lainnya.

 

b.      Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

Sebagian besar penjualan antar perusahaan (business-to-business) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum proses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar.

 

c.       Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikut adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat menginformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah penting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka tersebut. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Departemen pengiriman, pengawasan persediaan, dan departemen penagihan kemudian akan diberitahu mengenai penjualan tersebut, dan pemberitahuan dapat dikirim ke pelanggan. Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang-barang tesebut harus dibuat. Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenig barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan pada saat ini sering merupakan formulir elektronis. Guna meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.

 

2.      Pengiriman, proses ini terdiri dari dua tahap:

a.      Mengambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jikaformulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.

 

b.      Mengirim pesanan tersebut

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Setelah staf administrasi bagian pengiriman menghitung barang yang dikirm dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini memperbarui field jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut (dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang). Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus membayar kurir tersebut. Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apabila pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan dokumen pengiriman ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan Lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.

Departemen bagian penggudangan dan pengiriman yang melakukan aktivitas tersebut.

 

3.      Penagihan dan Piutang Usaha, melibatkan:

a.      Penagihan ke para pelanggan

Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirm, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.

 

b.      Memelihara data piutang usaha

Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada kontroler, melakukan dua tugas dasar, yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke para pelanggan.

 

1)      Metode faktur terbuka, para pelanggan bisanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirmkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.

 

2)      Metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentang saldo piutang terakhir pelanggan. Laporan bulanan sering kali berisi bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total bukan dengan faktur penjualan tersebut.

 

4.      Penagihan Kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.

 

Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, maka fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan

memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Solusi alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftara ini ke bagian piutang usaha. Cara lainnya untuk menjaga kiriman kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian lockbox dengan sebuah bank. Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudain mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan fotocopi semua cek ke perusahaan.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

1. Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?
2. Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan?
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?
4. Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?
5. Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?
6. Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?
7. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

 

B.     PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI

Siklus Pendapatan – Keputusan-keputusan penting

1.      Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?

2.      Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?

3.      Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?

4.      Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

 

Entri Pesanan Penjualan

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi- fungsi berikut ini:

• .      Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.
• .      Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

 

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

• Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
• Uji kewajaran

Persetujuan kredit

a.       Otorisasi umum, Batas kredit

b.      Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

 

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.

Dokumen Internal yang dihasilkan oleh pesanan penjualan:

1.      Pesanan penjualan

2.      Slip pengepakan

3.      Kartu pengambilan barang

 

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

•       Menentukan ketersediaan persediaan.
•       Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.
•       Menentukan harga produk dan jasa.
•       Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.
•       Memilih metode untuk mengirim barang.

 

Pengiriman

Pekerja gudang bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan memindahkan barang dari bagian persediaan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

1.      Menentukan metode pengiriman.

a.       in-house

b.      Sumberdaya

Dokumen, catatan, dan prosedur:

• Kartu pengambilan dicetak oleh bagian order penjualan untuk proses pengiriman dan digunakan untuk mengidentifikasi produk dan memindahkan dari persediaan.
• Jumlah fisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
• Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

 

Penagihan Dan Piutang Usaha

Dua aktivitas yang dilakukan pada siklus pendapatan adalah:

• Faktur pelanggan
• Menyimpan rekening pelanggan

Jenis sistem penagihan:

• Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang- barang dikirim.
• Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.
• Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

Metode-metode pengurusan piutang dagang:

• Metode faktur terbuka
•  Metode pembayaran gabungan

Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

 

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

Contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan:

1.      Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

2.      Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

3.      Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

4.      Kepuasan pelanggan

5.      Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

6.      Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

 

Penagihan Kas

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir, melibatkan:

• Menangani kiriman uang pelanggan
• Menyimpannya ke bank

Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

• Pentingnya pengurangn pencurian kas.
• Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
• Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan Faktur aplikasi harus dikredit.

Dokumen, catatan, dan prosedur:

• Cek diterima dan dikirim (disimpan).
• Daftar  pengiriman  uang        dipersiapkan  dan  dimasukkan           secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
• Sistem melakukan pengecekan secara online untuk memverifikasi keakuratan data entri

 

C.    FUNGSI YANG TERKAIT

Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan. Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan terdiri dari:

a.      Fungsi Penjualan.

Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. Fungsi ini berada di tangan Bagian Order Penjualan.

 

b.      Fungsi Kredit.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena sebagian besar penjualan yang terjadi dalam perusahaan adalah penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan. Fungsi ini berada di tangan Bagian Kredit.

 

c.       Fungsi Gudang.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Fungsi ini berada di tangan Bagian Gudang.

 

d.      Fungsi Pengiriman.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/ pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi. Fungsi ini berada di tangan Bagian Pengiriman.

 

e.       Fungsi Penagihan.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan salinan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada di tangan Bagian Penagihan.

 

f.       Fungsi Akuntansi.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Fungsi ini berada di tangan Bagian Piutang (sebagai penyelenggara kartu piutang), Bagian Jurnal (sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan laporan penjualan), dan Bagian Kartu Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).

 

D.    DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan adalah:

• Surat order pengiriman dan tembusannya.
• Faktur dan tembusannya.
• Rekapitulasi harga pokok penjualan.
• Bukti memorial.

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:

a.       Surat Order Pengiriman.

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.

b.      Tembusan Kredit (Credit Copy).

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c.       Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy).

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

d.      Surat Muat (Bill of Lading).

Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.

e.       Slip Pembungkus (Packing Slip).

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.

f.       Tembusan Gudang (Warehouse Copy).

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang dicantumkan di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

g.      Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy).

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).

h.      Arsip Indeks Silang (Cross-index File Copy).

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan dari faktur penjualan terdiri dari:

1. Faktur Penjualan (Customer’s Copies). Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirm kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan.
2. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy). Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy). Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
4. Tembusan Analisis (Analysis Copy). Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson).
5. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy).Dokumen ini dikirim oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk ysng dijual dalam periode akuntansi tertentu. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

 

E.     CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pendapatan adalah:

a.       Jurnal Penjualan.

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tertentu.

b.      Kartu Piutang.

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

c.       Kartu Persediaan.

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d.      Kartu Gudang.

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

 

 

F.     PENGENDALIAN: TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

1.    Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

2.    Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

3.    Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

4.    Semua transaksi dicatat dengan akurat.

5.    Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

6.    Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

 

 

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan

 

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat Diterapkan
Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
Legitimasi pesanan	Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e- business
Habisnya, persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.	Sistem pengendalian persediaan

 

Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah secara akurat dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastikan bahwa perusahaan dibayar untuk semua penjualan kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan hilangnya pendapatan akibat dari manajemen persediaan yang kurang baik. Dalam proses entri pesanan penjualan terdapat empat ancaman, yaitu

sebagai berikut:

·         Ancaman : Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat

Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara negatif mempengaruhi persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian edit entri data dapat menghilangkan ancaman tersebut, seperti pemeriksaan kelengkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan dimasukkan, pencarian otomatis, uji kewajaran dan uji kelengkapan.

·         Ancaman : Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk

Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang benar untuk setiap penjualan kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memberikan pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui penjualan kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui.

·         Ancaman : Keabsahan pesanan

Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara eletronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.

·         Ancaman : Kehabisan persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga

Ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang berlebih akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Cara mengatasi masalah ini, perusahaan-perusahaan membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.

 

 

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat Diterapkan
Kesalahan pengiriman: •       Barang dagangan yang salah •       Jumlah yang salah •       Alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data.
Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

 

Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan. Dalam proses pengiriman terdapat dua ancaman, yaitu sebagai berikut:

·         Ancaman : Kesalahan pengiriman

Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta mengirimkan ke lokasi yang salah adalah kesalahan serius karena kesalahankesalahan tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan pelanggan dan berpengaruh pada penjualan di masa mendatang. Kesalahan-kesalahan tersebut juga dapat mengakibatkan hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan dapat secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Di perusahaan-perusahaan tempat entri data masih dilakukan secara manual, penggunaan pengendalian aplikasi, seperti pemeriksaan field dan uji kelengkapan, dapat mengurangi kesalahan secara signifikan. Hanya setelah sistem tersebut telah memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen pengiriman dicetak.

·         Ancaman : Pencurian persediaan

Sebagai tambahan dari kerugian aset, pencurian juga membuat catatan persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat mengkibatkan maslaah-masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan. Prosedur-prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko pencurian persediaan terdiri dari dua,yaitu (1) persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan akses secara fisik, dan (2) semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat Diterapkan
Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian     nomor    terlebih    dahulu    ke    semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik;     rekonsiliasi     kartu     pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data; Daftar harga
Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

 

Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara akurat. Dalam proses penagihan terdapat tiga ancaman, yaitu sebagai berikut:

·         Ancaman : Kegagalan untuk menagih pelanggan

Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang-barang yang sudah dikirim mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman ini. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodik dipertanggungjawabkan.

·         Ancaman : Kesalahan dalam penagihan

Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih pelanggan untuk barang-barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang, mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat mengakibatkan kerugian aset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan komputer menarik data yang tepat dari file induk persediaan. Kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri data.

·         Ancaman : Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas. Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan:

1.      Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur.

2.      Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.

3.      Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran.

Rekonsiliasi harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan anda sendiri dan (2) hal ini memberikan suatu cata untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah mereka kirimkan.

 

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat Diterapkan
Pencurian Kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

 

Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan. Dalam proses penagihan kas terdapat satu ancaman, yaitu sebagai berikut:

·         Ancaman : Pencurian kas

Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan:

1.    Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).

2.    Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.

3.    Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman-temannya.

 

Masalah-masalah Pengendalian Umum

Ancaman	Prosedur Pengendalian yang dapat Diterapkan
Kehilangan Data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

 

Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semuaaktivitas dilakukan secara efesien dan efektif. Dalam siklus pendapatan terdapat dua ancaman umum, yaitu:

·         Ancaman : Kehilangan data

Ancaman umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan eksternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu, kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, catatan-catatan tersebut harus dilindungi dari kehilangan atau kerusakan. File-file induk piuang usaha, penjualan dan penerimaan kas harus dibuat cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file-file kunci, seperti file induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor dan lainnya di luar lokasi kantor. Pengendalian akses juga merupakan hal yang penting. Membocorkan informasi pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum. Akses tidak sah juga meningkatkan risiko kerusakan file-file data yang penting.

·         Ancaman : Kinerja yang kurang baik

Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga aset, tujuan lainnya pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman kinerja yang dibawah standar. Efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci penjualan berdasarkan tenaga penjual, daerah, atau produk. Pandangan lebih jauh tentang kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainnya.

 

G.    KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN MODEL DATA

Model data REA menyediakan satu metode untuk merancang basis data yang efisien terintegrasi baik data keuangan dan operasi.

Model data REA sederhana untuk siklus pendapatan perusahaan manufaktur harus mencakup informasi sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

 

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

1.      Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

2.      Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

3.      Menentukan ketersediaan persediaan

4.      Memilih metode untuk mengirim barang

 

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

1.      Menentukan harga produk dan jasa

2.      Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

3.      Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

4.      Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

5.      Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

 

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

1.      Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

2.      Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

3.      Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

4.      Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

5.      Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

6.      Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

7.      Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

8.      Keefektifan iklan dan promosi

9.      Kinerja staf penjualan

10.  Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

 

H.    MODEL DATA SIKLUS PENDAPATAN

Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)

 

 

 

 

SUMBER

Materi VClass Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas (https://v-class.gunadarma.ac.id/mod/resource/view.php?id=545587)

http://e-journal.uajy.ac.id/976/3/2EA17110.pdf

http://sukmaimaniati.blogspot.com/2019/06/siklus-sistem-informasi-akuntansi.html

https://id.scribd.com/document/347486354/3eb13-Kelompok7-Siklus-Pendapatan