Tugas 1 (SIM/Sistem Informasi Manajemen)

1. Apa yang dimaksud dengan SIM?

Manajemen sendiri mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan lain-lain, dalam suatu organisasi. Sedangkan, informasi dalam satu organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan arti bagi organisasi.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa,

Sistem Informasi Manajemen (SIM) : sistem yang mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.

https://www.kembar.pro/2016/01/pengertian-fungsi-dan-contoh-sistem-informasi-manajemen.html

  

2.Penerapan SIM pada sebuah enterprise

Salah satu contoh dari penerapan SIM ini adalah sistem Enterprise Resource Planning.  

Sistem ERP ini banyak digunakan oleh perusahaan besar. Namun, perusahaan dalam skala kecil juga masih dapat menerapkan sistem ERP. ERP biasanya digunakan untuk mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang terintegrasi antar unit bidang kerja keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia, Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan di dalam suatu perusahaan.

Manfaat yang akan diperoleh perusahaan yang menerapkan ERP dalam proses kerjanya adalah:

1. Sistem ERP akan mempermudah proses pengendalian dan pemantauan proses bisnis. Selain itu, ERP akan memberikan wawasan yang luas bagi pembuat keputusan dan membantunya dalam melakukan prediksi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
2. Fungsi otomatisasi yang dimiliki oleh ERP akan menjamin aliran informasi dapat tersalurkan dengan baik. Dengan begitu, maka proses bisnis dapat berjalan lebih sederhana dan responsif.
3. Sistem ERP dapat mempersatukan banyak unit dalam ekosistem perusahaan. Dengan begitu, maka ekosistem perusahaan dapat terintegrasi dengan baik.
4. Dengan adanya sistem ERP, maka memungkinkan perusahaan yang sedang berkembang dapat beradaptasi dan lebih fleksibel dengan semua kebutuhan di masa mendatang.

Beberapa keuntungan yang didapatkan suatu perusahaan dengan menerapkan ERP: 

1. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data. 

Ketika suatu data dimasukkan ke dalam suatu modul maka modul-modul yang lain akan diperbaharui secara otomatis dan real-time. Input data tersebut hanya perlu dilakukan sekali, yaitu pada saat transaksi berlangsung. Dengan begitu, proses kerja dapat lebih cepat dan mengurangi kemungkinan kesalahan input data.   

2. Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi.  

Dalam sistem ERP terdapat alat-alat pendukung untuk pengambilan keputusan terbaik, misalnya alat simulasi dan perencanaan. Dengan alat-alat tersebut maka pihak manajemen dapat memanfaatkan setiap sumber daya dengan lebih tepat. Selain itu, sistem ERP juga dapat membantu membuat dan menyajikan laporan standar yang dibutuhkan oleh manajemen, serta dapat diakses kapan saja ketika diperlukan. 

3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas. 

Keuntungan selanjutnya dapat terlihat dari lebih efektif dan efisiennya proses kinerja yang secara rutin dilakukan oleh perusahaan. Proses yang termasuk di antaranya adalah pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Semua proses tersebut dapat berjalan lebih cepat dan sederhana dengan penerapan sistem ERP dalam sebuah perusahaan.

4. Pembentukan Standarisasi Prosedur

Dengan sistem ERP, maka proses kerja menjadi lebih terstruktur dan tidak tergantung pada pekerja tertentu saja. Terlebih, sistem ERP ini dibuat dengan standar Internasional yang kemudian diadopsi oleh perusahaan yang menerapkannya.

https://jojonomic.com/blog/enterprise-resource-planning-sejarah-manfaat-dan-keuntungan-serta-contoh/ 
https://jojonomic.com/blog/sistem-informasi-manajemen/



3. Peran manajer dalam sebuah perusahaan


Peran Manajer menurut Mintzberg yang dipublikasikan dalam “Mintzberg on Management: Inside our Strange World of Organizations” pada tahun 1990 :

- Interpersonal Roles (Peran Antarpribadi)

 Kategori Peran Antarpribadi ini adalah kategori peran seorang Manajer untuk memberikan informasi dan Ide. Terdapat 3 peran Manajer yang digolongkan ke dalam Kategori Interpersonal Roles (Peran Antarpribadi), ketiga peran tersebut adalah :

   1. Sosok atau Figur (Figurehead)

Seorang Manajer memiliki tanggung jawab terhadap legal, sosial, seremonial dan juga bertindak sebagai simbol perusahaan. Seorang Manajer diharapkan menjadi sumber inspirasi. Sebagai contoh, seorang Manajer biasanya akan melakukan hal-hal seremonial seperti menghadiri acara pemootongan pita peresmian, menandatangani dokumen legal (hukum), menyapa tamu perusahaan dan menjadi tuan rumah resepsi.

   2. Pemimpin (Leader)

Seorang Manajer bertugas sebagai pemimpin dalam Tim, departemen  ataupun organisasinya. Menyeleksi dan Melatih karyawanya serta mengelola kinerja dan memotivasi karyawannya.

   3. Penghubung (Liaison)

Seorang Manajer harus membangun dan menjaga komunikasi dengan kontak Internal perusahaan maupun kontak eksternal perusahaan. Contohnya berpartisipasi dalam pertemuan dengan perwakilan dari divisi/departemen lain atau organisasi lainnya.

- Informational Roles (Peran Informasional)

 Pada Peran Informasional ini, Seorang Manager berperan sebagai pengelola Informasi. 3 Peran yang tergolong dalam Informational Roles adalah sebagai berikut :

  

1. Pemantau (Monitor)

Dalam Peran Pemantau ini, seorang manajer berperan sebagai pencari informasi yang berkaitan dengan industri dan organisasinya. Seorang Manajer juga memantau tim yang dipimpinnya baik dari segi produktivitas, kinerja maupun kenyamanan kerja anggota timnya.

2. Penyebar Informasi (Disseminator)

Setelah mendapatkan informasi, seorang manajer harus menyebarkan dan mengkomunikasikan informasi tersebut ke orang lain yang ada di dalam organisasinya atau mengkomunikasikan informasi tersebut ke anggota timnya ataupun karyawan yang berkaitan lainnya di dalam perusahaan. Contoh peran penyebar informasi seorang manajer seperti menyampaikan memo, email atau laporan kepada bawahannya mengenai informasi dan keputusan yang telah diambil.

3. Juru Bicara (Spokesperson)

Seorang Manajer juga berperan sebagai Juru Bicara yang meneruskan informasi tentang organisasinya dan tujuan organisasinya ke pihak luar.

- Decisional Roles (Peran Pengambilan Keputusan)

Seorang Manajer juga berperan sebagai Wirausahawan, Pemecah masalah, pembagi sumber daya dan perunding. Keempat peran tersebut termasuk ke dalam kategori Decisional Roles atau Peran Pengambilan Keputusan. Berikut ini penjelasan singkatnya.

1. Wirausahawan (Entrepreneur)

Seorang Manajer harus mampu membuat suatu perubahaan dan mengendalikannya untuk kemajuan organisasinya. Peran Manajer disini adalah memecahkan masalah dan menghasilkan ide-ide baru serta menerapkannya dalam organisasi. Manajer harus merencanakan masa depan organisasinya, membuat proyek-proyek perbaikan dan peningkatan kualitas dan produktivitas.

2. Pemecah masalah (Disturbance Handler)

Setiap organisasi pasti menemukan masalah dan hambatan dalam operasionalnya. Ketika suatu permasalahan atau hambatan terjadi, manajer harus  bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Dan jika terjadi konflik diantara anggota timnya, manajer harus menjadi penengah dan mencarikan alternatif strategis untuk menyelesaikan konflik tersebut.

3. Pembagi Sumber Daya (Resource Allocator)

Seorang Manajer juga berperan sebagai pembagi sumber daya yaitu menentukan dimana sumber daya tersebut harus dialokasikan untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Sumber daya yang dimaksud disini dapat berupa dana, tenaga kerja, material, mesin dan sumber daya lainnya.

4. Negosiator (Negotiator)

Seorang Manajer adalah juga seorang Negosiator, berpartisipasi atau mengambil bagian dalam melakukan negosiasi dengan pihak luar untuk memperjuangkan kepentingan bisnis perusahaannya.

https://ilmumanajemenindustri.com/10-peran-manajer-dalam-organisasi-menurut-mintzberg/
https://wulansabti.wordpress.com/2013/10/16/peranan-manajer-dalam-mengelola-manajemen-informasi-di-dalam-perusahaan/


4. Tingkatan Level Manajemen

Dalam suatu organisasi, pada umumnya terdapat tiga level atau tiga tingkatan manajemen yaitu manajemen tingkat atas (Top Level Management), manajemen tingkat menengah (Middle Level Management) dan manajemen tingkat pertama (First Level Management). Ketiga tingkat utama manajemen ini membentuk sebuah hirarki yang digolongkan berdasarkan urutan seberapa pentingnya dalam suatu organisasi. 

Jadi pada dasarnya tingkatan manajemen atau level of management ini adalah tingkatan yang membedakan wewenang dan beban pekerjaan yang harus ditanggung oleh para Manajer.

Di sebagian besar organisasi, jumlah manajer di setiap tingkat manajemen ini menyerupai sebuah piramida. Manajer di tingkat pertama (First Level Manajer) akan berjumlah lebih banyak jika dibandingkan dengan Manajer tingkat menengah (Middle Level Manager) Sedangkan Manajer tingkat menengah akan berjumlah lebih banyak dari manajemen tingkat atas (Top Level Manager) namun berjumlah sedikit jika dibandingkan dengan Manajer tingkat pertama. Jumlah Manajer di Manajemen tingkat atas adalah yang paling sedikit.

Manajemen Tingkat Atas (Top Level Management)

Manajemen Tingkat Atas atau sering disebut dengan Top Management (Manajemen Puncak) atau Executives (Eksekutif) adalah Manajer-manajer yang bertanggung jawab atas kinerja manajemen organisasi secara keseluruhan. 
Mereka memegang jabatan-jabatan seperti CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), COO (Chief Operational Officer), Presiden Direktur, Wakil Presiden Direktur, Direktur Utama dan lain sebagainya. Manajer-manajer yang berada di tingkatan manajemen tingkat atas ini memiliki tanggung jawab, otoritas dan wewenang maksimum dalam mengendalikan organisasi atau perusahaannya.

Beberapa tugas atau fungsi utama Manajer yang berada di manajemen tingkat atas ini diantaranya adalah sebagai berikut :

• Menentukan Tujuan Perusahaan – Manajemen tingkat atas ini merumuskan tujuan utama organisasinya, dapat berupa tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendeknya.
• Membuat kerangka Rencana dan Kebijakan – Manajemen tingkat atas membuat kerangka rencana dan kebijakan untuk mencapai tujuan utama yang telah ditetapkan.
• Mengorganisir kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan oleh manajer-manajer di tingkat menengah.
• Mengumpulkan dan mengatur sumber daya organisasi atau perusahaan seperti sumber daya keuangan, aset tetap, tenaga kerja dan lain sebagainya untuk  melakukan kegiatan sehari-hari dalam organisasi.
• Bertanggung jawab atas kelangsungan dan pertumbuhan hidup organisasi/perusahaan.
• Sebagai penghubung dengan dunia luar seperti bertemu dengan pejabat pemerintah, pemasok, pesaing, pelanggan, media dan lain-lainnya.

Manajemen Tingkat Menengah (Middle Level Management)

Manajemen Tingkat Menengah atau Middle Level Management adalah manajer yang berada di bawah Manajer tingkat atas. Mereka biasanya memegang jabatan dengan nama jabatannya seperti General Manager, Plant Manager, Factory Manager, Regional Manager ataupun Division Manager. 
Manajer-manajer tingkat menengah ini bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang ditetapkan oleh Manajemen tingkat atas serta bertindak sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat bawah. Manajer-manajer ini juga menjalankan fungsi tingkat atas di departemen atau unit kerja mereka sendiri seperti membuat perencanaan, membuat kebijakan,  mengumpulkan dan mengatur sumber daya untuk departemen atau divisi mereka masing-masing.

Adapun fungsi-fungsi dan tugas Manajer di Manajemen Tingkat Menengah ini diantaranya adalah :

1. Meng-interpresi-kan kebijakan yang disusun oleh Manajemen Puncak (manajemen tingkat atas) dan menjelaskannya ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Manajemen tingkat menengah ini berfungsi sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dengan manajemen tingkat bawah.
2. Mengorganisir kegiatan departemennya untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan.
3. Mengrekrut  dan menyeleksi serta menempatkan karyawan yang dibutuhkan oleh department atau unit kerjanya.
4. Memotivasi karyawannya untuk melakukan yang terbaik untuk departemennya. Misalnya menawarkan berbagai insentif dan tunjangan kepada karyawannya sehingga termotivasi dan melakukan yang terbaik agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
5. Mengawasi dan mengarahkan karyawan-karyawan di departemennya. Contohnya seperti menyiapkan laporan penilaian kinerja karyawannya.
6. Bekerjasama dengan departemen lain untuk kelancaran dalam menjalankan fungsinya.
7. Melaksanakan rencana yang disusun oleh Manajemen tingkat atas.

Manajemen Tingkat Pertama (First Level Management)

Manajemen Tingkat Pertama atau disebut juga dengan First Level Management  atau First Line Management adalah Manajemen yang bertanggung jawab atas operasional atau pekerjaan harian para karyawan dalam menghasilkan suatu produk atau layanan. Manajemen tingkat pertama ini biasanya memegang jabatan seperti Department Manager, Section Manager, Superintendent, Mandor atau Supervisor. Para Manajer di manajemen tingkat pertama ini memiliki otoritas atau wewenang yang terbatas.

Beberapa fungsi dan tugas Manajemen tingkat pertama ini adalah sebagai berikut :

1. Memahami dan mempelajari masalah dan keluhan-keluhan para pekerja operasional sebelum melaporkannya ke manajemen tingkat menengah.
2. Menjaga kondisi kerja yang baik dan menjaga hubungan yang sehat antara atasan dan bawahan.
3. Menyediakan lingkungan kerja yang sehat and aman untuk para karyawan operasional.
4. Membantu manajemen tingkat menengah untuk merekrut dan menyeleksi pekerja yang sesuai untuk jabatan yang dibutuhkan.
5. Berkomunikasi dengan karyawan dan mendengarkan saran-saran karyawan serta mendorong para pekerja untuk mengambil inisiatif.
6. Menjaga dan mempertahankan standar kualitas dan memastikan jumlah output produk/layanan sesuai dengan perencanaan.
7. Bertanggung jawab untuk meningkatkan moral karyawan dan membangkitkan semangat kerja dalam tim.
8. Meminimalkan pemborosan sumber daya organisasi/perusahaan.

https://ilmumanajemenindustri.com/3-tingkatan-manajemen-fungsi-fungsinya/
http://nichonotes.blogspot.com/2015/02/tingkatan-manajemen.html